La gestion électronique des documents (GED) est un système informatisé d'acquisition, de classement, de stockage et d’archivage des documents (papier ou formulaire électronique) conçu pour l'immobilier. Grâce à l’utilisation du Web, le système GED permet d’optimiser et grandement simplifier les tâches de gestion des documents et des dossiers avec comme objectif de réduire l’utilisation du papier et d’éliminer presque entièrement sa manipulation.
De fait, il faut voir un système GED tel un espace libre de papier d’où, à partir d’un simple ordinateur ou de tout autre appareil mobile connecté à Internet, il est maintenant possible d’accéder et de gérer l’entièreté de vos dossiers.
La seule action préalable nécessaire est la numérisation des documents ou la saisie des informations dans un formulaire électronique ensuite converti en fichier électronique de type PDF, ce qui est aujourd’hui une opération assez banale.
La gestion électronique des documents basée sur les normes de l’industrie combinée à l’optimisation des processus d’affaires clés sur le Web vient donc clairement changer les règles du jeu en immobilier.
En effet, à partir des règles et pratiques très rigoureuses du courtage immobilier, Faltour a créé de toute pièces un système de Gestion Électronique Documentaire à la fine pointe de la technologie parfaitement adaptée aux besoins des agences et courtiers immobiliers. Le système GED de Faltour propose ainsi des fonctionnalités bien au-delà d’un système GED traditionnel. De plus, l’architecture de la GED Faltour s’appuie sur les pratiques d’affaires concrètes et actuelles, respecte les protocoles de sécurité les plus strictes et l’infrastructure en place en assure à la fois le rendement élevé et la stabilité.
La Gestion Électronique des Documents comporte les aspects majeurs suivants:
- Numérisation : acquisition sous format d’image électronique du document papier.
- Formulaire électronique : saisie des données sur un formulaire électronique évitable à partir de votre PC ou sur le Web puis sauvegarder en fichier de type PDF.
- Classement : l’archivage ou stockage des documents et dossiers selon des règles précises.
- Accessibilité : permettre et restreindre l’accès aux dossiers et documents en fonction de la hiérarchie des utilisateurs selon les lois et règlements et les pratiques opérationnelles actuelles des agences et courtiers.
- Partage : permettre l’envoi et la diffusion de documents aux collègues et collaborateurs et le maintien automatisé d’un registre de ces envois.
- Workflow : automatisation de processus déclenchant des alertes et actions requises pour la gestion des documents obligatoires et manquants, les suivis dossiers et le cycle complet d'un dossier.
- Intégration aux systèmes de gestion : abilité d'importer automatiquement des données de transaction, de les confirmer et de les traiter dans votre système comptable.
Le système GED de Faltour, en plus d’inclure ces éléments clés, intègre la gestion des processus transactionnels immobiliers ce qui en fait un produit tout à fait unique. Les efforts de recherche et de développement de Faltour ont contribué à la création d’algorithmes uniques permettant la gestion des flux des travaux propres aux transactions immobilières et qui sont aujourd’hui protégés par des demandes de brevets.
